電子帳簿保存への対応は？
今日は電子帳簿保存の説明会があるというので行ってまいりました。
話によれば資本金1億円以下の事業者では半分以上がまだ未対応なんだそうです。
よく分からない、費用がかかる、税理士さんがやってくれてると思っていた、など理由は様々でしょうが、電子取引の保存はすでに義務化されており、罰則もあるそうなので早めの対応が必要です。
クラウドだけ？自社保存は？
電子帳簿保存というと、ただ保存するだけでなく検索や絞り込みが必要とかで難しそうだし、クラウドやサブスクは毎月の費用が発生するし、ファイル名を20250207_〇〇商事_…などとして自社保存もできますが、入力や検索は手間になってしまいます。
ぎょうこ
自社保存もOKです。
追加費用をかけずに対応
ACCESSで便利＆安く自社保存
電子帳簿保存は、領収書、請求書、納品書…といったデータを検索できるように保存しなければなりませんが、今日の説明を聞きながらふと、ACCESS（Microsoftのデータベースソフト）なら？と思い試してみたところ、初歩レベルの知識でもすぐに作れましたので、簡単なものですが今回はその作り方をご紹介したいと思います。
ぎょうこ
まとめるだけではダメなのね。
OFFICEに付いてるかも
OFFICEのサブスクプランがACCESS付きのものなら追加の費用はかかりませんし、パッケージ版でも2万円位？で買えるので、電子帳簿保存のためだけにあまり費用をかけたくないという方は、是非お試しください。
自分で作るのがおすすめ！
データベースを自分で作れば項目は自由に設定できますし、後々カスタマイズしたい時も手掛けやすくなるので、ACCESSをあまり触ったことが無い方は、まず超簡単で超実用的な電子帳簿保存に挑戦してみてはいかがでしょうか？
ぎょうこ
サンプルデータを置いておきますね。
超簡単！作り方を解説
まずファイルを作成します。
ACCESSを開いて空のデータベースを新規作成し、電子帳簿保存などと名前を付けます。
ぎょうこ
画像クリック（スマホはピンチ）で拡大できますよ。
デザインビューで項目を編集
テーブルが開いたら、左上の表示からデザインビューに切り替えます。
画面が切り替わる時に保存画面が出ますので、取引先として保存後、画像のように入力します。
ぎょうこ
ここで相手先の項目をさらに追加すれば取引先台帳にもなりそうですね。
テーブルは全部で２つだけ
先ほどの取引先を閉じて、メニューの作成からテーブルをもう一つ作り、電子帳簿として保存します。
先ほどと同様にデザインビューで画像のように入力します。
ぎょうこ
こちらも項目を増やしたい場合はここで追加します。
日々の入力を簡単に
領収書などの種類を設定
書類の種類の欄は、データ型でルックアップウィザードを選択します。
表示する値をここで指定するを選んで次へ
①画像のように伝票の種類を入力し、次へをクリック、そのまま完了します。
ぎょうこ
他にもプルダウンにしたい項目を作った場合は、この作業を繰り返します。
取引先もプルダウンに
岩崎
この先の設定をすると日々の入力が楽になります。
次に相手先名称欄も同じく、データ型でルックアップウィザードを選択します。
今度はルックアップフィールドの値をテーブルまたは…を選んで次へ
テーブル：取引先を選択して次へ
左側の名称を選択し、矢印をクリックすると、右側に移動します。次へ
※この設定はお好みでOK
並べ替えは名称を選択し、次へ
そのまま次へをクリックして完了します。
ぎょうこ
会社名をプルダウンで選んで入力するための設定です。
使用はデータシートビュー
相手先名称のデータ型が数値型に変わりましたが、気にせず表示からデータシートビューに切り替えます。
ぎょうこ
お疲れ様でした。ここまでで完成です。
動作確認（機能の紹介）
相手先は都度入力不要です
取引先テーブルで入力した社名は、電子帳簿テーブルでプルダウンメニューから選択できます。
PDFや画像ファイルも対応
①書類の種類も選択できますし、②領収書等の伝票類を取り込む事もできます。
相手先社名で検索・絞り込み
もちろん電子帳簿保存に必須の検索も、会社名で検索や絞り込みをすることも、
○○円～○○円で絞り込み
取引金額の範囲を指定して絞り込む事も、
今月のみ、領収書のみ表示も
期間や書類の種類で絞り込むことも可能です。
自社保存の注意点
自社で電子帳簿保存を行う場合、改ざん防止のための措置として事務処理規程を定めなければならないとの事ですので、詳細は国税庁のHPでお調べください。（国税庁所管の業務はご案内できません）
